Integritetspolicy

 

Inledning

H1 Communication AB, org. no 556730-0610, är en Contact Center verksamhet där personuppgifter behandlas kontinuerligt både i egenskap av personuppgiftsansvarig men också som personuppgiftsbiträde till våra uppdragsgivare. Denna integritetspolicy beskriver regler och riktlinjer för behandling av personuppgifter för H1 i egenskap av personuppgiftsansvarig. För personuppgiftsbehandling av kunder i samband med relationen till våra uppdragsgivare regleras detta i individuella personuppgiftbiträdesavtal.  

Vi är måna om att skydda din personliga integritet och behandlar all information och alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler. I alla sammanhang när vi behandlar personuppgifter eller annan viktig information vidtas lämpliga åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst, spridning, ändring eller förstörelse.

Syfte

Syftet med vår integritetspolicy är att förklara hur vi samlar in, behandlar och använder dina personuppgifter. Vi redogör även för behandlingens lagliga grund, vilka som kan delges personuppgifter samt dina rättigheter och hur du ska gå till väga om du har synpunkter eller vill framföra ett klagomål till oss.

Mål

Vår målsättning är att du ska känna dig trygg med att din personliga integritet skyddas och respekteras samt att dina personuppgifter behandlas korrekt. Alla personuppgifter behandlas varsamt och i enlighet med gällande lagstiftning.

Övergripande riktlinjer

H1 samlar in och behandlar personuppgifter från anställda, kandidater, konsulter, leverantörer, uppdragsgivare och branschintressenter.

Vilka personuppgifter behandlas?

H1 behandlar normalt sett personuppgifter som är nödvändiga för att upprätthåll en affärs- eller anställningsrelationen. Det gäller:

  • Person- och kontaktinformation: Namn, e-postadress, telefon och mobiltelefonnummer  
  • Specifikt för anställda: Personnummer, din röst/röstinspelningar, nära anhöriginformation (i händelse av kris), bank och kontouppgifter. Informationen är nödvändig för att ingå ett anställningsförhållande med oss.

Utöver detta kan uppgifter som den registrerade självmant och frivilligt uppger alternativt sådant som den registrerade själv publicerar, s.k. användargenererat innehåll, behandlas.

Hur får vi tillgång till personuppgifter?

H1 erhåller normalt sett personuppgifter i samband med affärs- eller anställningsrelationen.

Utöver det kan vi få tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

  • Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt (tex. telefonsamtal eller personliga möten)
  • Uppgifter som registreras när du besöker vår webbplats
  • Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick

H1 behandlar personuppgifter från följande intressenter.

Anställda och kandidater vid rekrytering

Personuppgifter för anställda och kandidater vi rekrytering behandlas främst av företrädare för HR, Ekonomi samt medarbetare som innehar personalansvar. H1 behandlar personuppgifter enligt:

Intressent Syfte med behandlingen Laglig grund för
behandlingen
(varför är behandlingen nödvändig)
Anställda För att bekräfta din identitet och verifiera dina person- och kontaktuppgifter. Utföra åtaganden enligt anställningsavtal
  För att administrera din lön och övrig information gällande din inkomst, skatt etc Utföra åtaganden enligt anställningsavtal
  För administration av våra tjänster och för vår interna verksamhet, inklusive felsökning, dataanalys, testning och för statistiska ändamål. Utföra åtaganden enligt anställningsavtal samt andra berättigade intressen.
  För att följa tillämplig lagstiftning, såsom bokföringslag. Tillämplig lagstiftning.
Kandidater vid rekrytering För att kunna hantera, administrera och genomföra rekryteringsprocessen Berättigat Intresse
  För att spara underlag (CV, kontaktuppgifter och personligt brev) för framtida kontakt om relevant resursbehov uppkommer Ditt samtycke, personuppgiften lagras som längst 24 mån.

 

Konsulter och leverantörer

Behandling av personuppgifter för konsulter och leverantörer sker i samband med avtal och behandlas främst av företrädare för företagsledningen, ansvarig för inköp samt ekonomi.

Intressent Syfte med behandlingen Laglig grund för
behandlingen
(varför är behandlingen nödvändig)
Konsulter För administration av konsulttjänster såsom kontakt, arvode, ersättning och uppföljning Utföra åtaganden enligt konsultavtal
  För att upprätthålla beredskapsplaner och andra säkerhetsrelaterade åtagande Utföra åtaganden enligt konsultavtal
  För att följa tillämplig lagstiftning, såsom bokföringslag. Tillämplig lagstiftning.
Leverantörer För att upprätthålla leverantörsrelationen och informera oss om de varor och tjänster vi köper Utföra åtaganden enligt leverantörssavtal
  För att administrera inköpsavtal och fakturor Utföra åtaganden enligt leverantörssavtal samt följa tillämplig lagstiftning

 

Uppdragsgivare

I relationen med våra uppdragsgivare behandlar H1 personuppgifter, dels som personuppgiftsansvarig men också som personuppgiftsbiträde för våra uppdragsgivares kunder. Behandling av personuppgifter för kunder regleras alltid med biträdesavtal mellan H1 och uppdragsgivaren (personuppgiftsansvarige).

Personuppgifter för våra uppdragsgivare, där H1 är personuppgiftsansvarig behandlas främst av företrädare för företags- och produktionsledning samt, för uppdragsavtalet relevanta personer.     

Intressent Syfte med behandlingen Laglig grund för
behandlingen
(varför är behandlingen nödvändig)
Uppdragsgivare För att upprätthålla affärsrelationen och fullgörande av uppdragsavtal Utföra åtaganden enligt uppdragsavtal samt följa tillämplig lagstiftning
  För att informera om tjänster och intressanta erbjudande Utföra åtaganden enligt uppdragsavtal samt berättigat intresse
  För att följa tillämplig lagstiftning, såsom bokföringslag. Tillämplig lagstiftning.

 

Branschintressenter 

Personuppgifter från branschkontakter och presumtiva kunder behandlas i huvudsak av företrädare för företagsledningen och marknadsavdelningen, även IT personal kan komma att behandla personuppgifter vid administrering av CRM-system.   

Intressent Syfte med behandlingen Laglig grund för
behandlingen
(varför är behandlingen nödvändig)
Branschkontakter och presumtiva kunder För att genom marknadsföring ge information om tjänster och intressanta erbjudande Berättigat Intresse
  För att administrera inbokade möten Berättigat Intresse

 

Personuppgiften sparas så länge uppgiften är relevant som branschkontakt, dock längst 24 månader. Personuppgifter tas bort vid invändning mot direktmarknadsföring.

 

Vilka kommer vi eventuellt att dela din information med?

Vi kan komma att överföra eller dela din information med utvalda tredje parter. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en lämplig skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter. Vi kommer eventuellt dela din information med följande parter eller vid följande tillfällen:

  • Leverantörer och underleverantörer såsom bolag inom vår koncern
    Vid behov kommer vi att dela dina personuppgifter till leverantörer eller underleverantörer för att kunna genomföra åtaganden i enlighet med vårt avtal med dig och för andra syften som framgår i denna integritetspolicy.
  • Myndigheter
    Vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter som exempelvis Skatteverket om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.
  • Uppdragsgivare
    För vissa av våra uppdrag krävs att namn, adress samt personnummer på agenter delges uppdragsgivaren. När det gäller dessa situationer så säkerställer vi att uppdragsgivaren är GDPR complient.
  • Avyttring
    Vi kan komma att dela din information till tredje part:

    • Om vi säljer eller köper en verksamhet eller tillgångar. I dessa fall kan vi komma att lämna dina personuppgifter till en potentiell säljare eller köpare av sådan verksamhet eller sådana tillgångar.
    • Om en väsentlig del av våra tillgångar förvärvas av en tredje part.

Observera att vi aldrig kommer att sälja dina personuppgifter till tredje part.

 

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att behandla din data inom EU/EES. Din data kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av ett bolag inom vår koncern eller av annan leverantör eller underleverantör. Då vi är fast beslutna om att alltid skydda din data, kommer vi att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med det skydd som erbjuds inom EU/EES.

 

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi lagrar din data så länge som det är nödvändigt för att utföra våra avtalade åtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider.

 

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

  • Rätt att få tillgång till din data
    Du kan begära en kopia (ett s.k. registerutdrag) och verifiera den information vi har om dig. Det är kostnadsfritt att begära en kopia.
  • Rätt till rättelse
    Du har rätt att korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv.
  • Rätt att bli raderad (”rätten att bli glömd”)
    Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall informationen inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera delar av din data. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning. Vi blockerar i sådana fall den data som vi är skyldiga att spara, från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.

 

Kontakta oss

Företagsnamn (Firma): H1 Communication AB
Adress: Box 613
Postnummer: 831 27
Ort: Östersund
Kontaktpersoner: Mikael Edin
Telefonnummer: 070-229 07 92
E-postadress: dataskyddsombud@h1.se

Vi har ett dataskyddsombud som kan informera mera i detalj om hur vi arbetar med personuppgifter och integritetsskydd. Dataskyddsombudet når du enklast via e-post, dataskyddsombud@h1.se

Integritetspolicyn uppdaterades senast 2019-04-03.