Att alltid finnas tillgänglig för företagets kunder och samtidigt avlasta och effektivisera för medarbetare är grunden i en outsourcad Svarsservice-tjänst. Med innehåll som utkoppling, meddelande, frånvarobesked, mobil hänvisning, nattsvar och extra anknytning finns då redan etablerade arbetsprocesser, mellan uppdragsgivare och leverantör, som kan användas för ytterligare kostnadseffektivisering genom att optimera Svarserviceleveransens innehåll.   

Med hjälp av en leverantör med BPO kapacitet (Business Process Outsourcing) och en etablerad e-learning process för utbildning och kvalitetssäkring kan leveransomfånget för en Svarsservice-tjänst enkelt utökas. Fem vanliga exempel är:  

 

1. Information och supportservice

Med rätt information och utbildning kan Svarsservice till exempel informera om:

  • Öppettider, kontaktuppgifter och vägbeskrivning
  • Fakturafrågor, organisationsnummer eller liknande
  • Kommersiell-, teknisk-, och användarsupport kring produkt/tjänst

För att möta kundens behov finns Svarservice tillgänglig 24/7/365 och på flertalet språk. Grunden i Svarsservice är att bemanna en telefonväxel men i takt med ändrade kundbehov och förväntningar på tillgänglighet kan en Svarsservice kompletteras med att möta kunder och intressenter även via chatt, e-post eller på sociala media. 

 

2. Effektivisera flödet av inkommande leads

För verksamheter med kontinuerligt flöde av inkommande säljsamtal kan Svarsservice göra en första leads-validering och därefter hänvisa till rätt säljare/kontakt genom vidarekoppling per telefon, sms eller epost. Med hjälp av en första leads-validering sparas värdefull försäljningstid för uppdragsgivaren.

 

3. Bokning/Offerthantering

I ett BPO sker en stor del av de operativa processerna direkt i uppdragsgivarens egna system, antigen manuellt eller med digitala kopplingar och RPA processer. Det innebär att en Svarsservice enkelt kan kompletteras med olika offert- och bokningstjänster. Till exempel att Svarsservice gör verkstad-, service-, rese-, och mötesbokningar direkt vid första kundkontakt. Något som ger effektivitetsfördelar och en smidig kundupplevelse där kunden får sitt ärende löst vid första kontakt.    

 

4. Back-Office

Administrativa tjänster beskrivs ofta som back-office och varierar från verksamheten till verksamhet. Några vanliga back-office tjänster kopplad till Svarsservice är:

  • Utskickshantering
  • Lagerhållning
  • Reklamationshantering
  • Arkivering

 

5. Joursamtal / Felanmälan

En Svarsservice har dygnet runt bemanning och kan därmed agera jour-/larmcentral för uppdragsgivaren. En sådan funktion hanterar inkommande ärenden, till exempel att registrera en felanmälan, men kan också utföra viss analys samt eskalera ärenden till uppdragsgivaren och/eller extern part i de fall tjänsten är kopplad till någon form av övervakning. För personalintensiva verksamheter med obekväma arbetstider/skift kan en Svarsservice till exempel registrera sjukfrånvaro/vabb och ringa in ersättare.  

Hos en BPO-leverantör finns etablerade arbetsprocesser och kompetens för avancerade sälj, service, support och back-office tjänster. Tillsammans med en utbildnings- och kompentenssäkringsprocess byggd på E-learning kan en Svarsservice-tjänst enkelt kompletteras med andra tjänster.

Med e-learning för agentutbildning kan uppdragsgivaren endast med hjälp av ostrukturerad information (till exempel word dokument, pdf-filer, PowerPoint och e-post) enkelt komplettera och optimera sin Svarsservice. Här kan du läsa mer om enkelheten med e-learning 

Att komplettera Svarservice med olika tilläggstjänster innebär flera fördelar:

  • Optimering kundbemötandet, att så många ärenden och frågor som möjligt kan lösas i första kontakten
  • Effektivitet genom den totala tid som frigörs.
  • Kostnadsbesparing genom effektiv bemanningsplanering hos BPO leverantören.   

 

Vill du få nöjdare kunder och veta mer om våra tjänster?

Fyll i dina uppgifter så berättar vi mer.