Vilka mål ska uppnås, på vilket sätt ska det göras och vem ansvarar för vad? Det är exempel på frågor som snabbt kan driva betydande kostnader om de inte hanteras strukturerat. Med ett ledningssystem skapas struktur för såväl arbetssätt som beslutsvägar, något som är en grund för att arbeta effektivt.

Syfte med ett ledningssystem är att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda riktlinjer och ständiga förbättringar. Ett ledningssystem utgår vanligtvis från en eller flera standarder där ISO 9001 (kvalitet) / 14001 (miljö) är de mest förekommande. Med ISO 9001 som utgångspunkt blir det specifika syftet att framställa riktlinjer för att höja kvaliteten i verksamheten.   

Grundprincipen för ett ledningssystem är att identifiera de intressenter och krav som ställs på en verksamhet och utifrån det definiera processer, policys och riktlinjer. Exempel på intressenter kan vara allt från kund och medarbetare till ägare, kreditgivare, lagstiftare, intresseorganisationer och medborgare.

För en kundservice finns en rad fördelar med att införa ISO 9001/14001. I vilken utsträckning fördelar och förbättringar uppnås påverkas av förutsättningar och inriktning. Några generella förbättringar är:

  • Ökad kundtillfredsställelsen genom ett strukturerat arbete med kundkrav, behov, leveransprocess och kvalitetsavvikelser.
  • Ökat engagemang i ledningen genom ledningssystems förväntan på delaktighet i process och ledning
  • Ett strukturerat arbetssätt för att minimera miljöpåverkan.
  • Förbättrad effektivitet i verksamheten genom processledning med tydliga och kommunicerade policys och riktlinjer.
  • Ökad motivation och engagemang genom struktur för intern kommunikation och att alla medarbetar blir involverade i ISO-arbetet.
  • Förbättrad målprocess genom ledningssystemets krav på att kontinuerligt sätt upp och utvärdera tydliga och nåbara mål.
  • Effektivare beslutsprocess genom ledningssystemets krav på faktabaserat beslutsunderlag
  • Förbättrad leverantörsutveckling genom ledningssystemets krav och process för årlig utvärdering

Ett ledningssystem kan ses som en ledstång för verksamheten att hålla i. Den ger vägledning, stöd och riktning i arbetet.

Ett ledningssystem är till stort stöd för att säkerställa ett en verksamhet drivs effektivt utifrån dess uppsatta riktlinjer. Ett ledningssystem, genom uppsatta riktlinjer, ger också ett klart och tydligt förhållningsätt för olika uppkommande frågeställningar. Det ger en trygghet i att kunna hantera frågor snabbt och rätt och minimera behovet av att behöva ta ställning till saker ”on the fly”.   

En grundprincip i ett ledningssystem är ständiga förbättringar, något som ytterligare förstärks vid extern certifiering med krav på återkommande revision.

 

Vill du få nöjdare kunder och veta mer om våra tjänster?

Fyll i dina uppgifter så berättar vi mer.