10 tips vid outsourcing eller egen etablering i Estland, Baltikum

Vi på H1 har parallellt med våra Svenska och Norska verksamheter, bedrivit outsourcad contact center verksamhet för våra Nordiska kunder ifrån Tallinn, Estland  sedan 2010. Under åren som gått har vi lärt oss massor om både fördelar och fallgropar i Estland.

Med risk för att låta som en broschyr för Tallinn så ger en etablering av verksamhet i Tallinn goda förutsättningar för de mest basala, dvs ett välordnat kontor, kommunikationer till och från arbetsplatsen, både lokalt och via flyg, (ca 15 min till flygplatsen) till och från huvudstäderna i Norden. Det är dock några punkter även i detta sammanhang som är viktiga för att få detta att fungera i ett längre perspektiv både vi outsourcing och vid en egen etablering.

Geografi, boende och arbetstillstånd

1. Arbetsplatsens placering – I Tallinn är lokaltrafiken gratis, detta innebär att väldigt många av dina anställda kommer använda de allmänna medlen för att ta sig till och från arbetsplatsen. Sålunda bör arbetsplatsen har ett läge som gör att det blir enkelt att ta sig dit. I de fall som t.ex. en fabrik skall nyttjas och den ligger utanför staden så kan Ni få räkna med att det kan behöva anordnas med egen buss för upphämtning/avlämning av medarbetare.

2. Boende – I händelse av att du har för avsikt att etablera egna medarbetare på plats i Estland behöver du räkna med att boendet löses på plats i Tallinn om rimlig kostnadsbild skall uppnås. Boendemöjligheter är än så länge goda men räkna med att du kan behöva ta lokal hjälp på det här området. Bostadsrätter är än så länge inte så vanliga utan vanligtvis så är det hyresrätter som gäller. I vårt fall har vi från tid till annan ett antal lägenheter tillgängliga som respektive medarbetare övertar efter ett antal månader på arbetsplatsen.

3. Arbetstillstånd – Då Estland är med i EU så går det enkelt att registrera arbetstagaren hos Estonia Tax and Customs Board.

Detta skall ske av arbetsgivaren som senast 10 kalenderdagar efter att arbetstagaren har påbörjat sitt arbete. Arbetstagaren skall dock införskaffa sig ett ”Estonia ID code” före det är möjligt att göra registreringen. ID registreringen måste ske genom ett personligt besök av arbetstagaren. Vid besöket krävs en befintlig ID handlingen tillsammans med ett nytt foto och redan ifylld ansökan. Ansökningsformuläret laddar du ner här . För att underlätta proceduren brukar vi följa arbetstagaren till myndigheten för registrering.

Vill du få fler läsvärda tips och lösningar direkt i din e-post?

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Bolagsetablering, dotterbolag och bokföring

4. Bolagsetablering – Vid en bolagsetablering finns det även där en del saker att ta tag i. Tex behövs det utöver styrelsen (fungerar utmärkt med enbart utländsk styrelse som dock måste registreras hos den officiella notarien på plats) en lokal (skriven i Estland) ”prokurist”, den personen har rätt att företräda firman i Estland.

Mer info om etableringar hittar du på Business Sweden sida om Estland.

5. Internprissättning (Transfer pricing) – Om verksamheten drivs i ett dotterbolag i Estland så behöver det finns ett avtal mellan det svenska moderbolaget och dotterbolaget som reglerar villkoren mellan parterna. Avtalen skall vara kommersiella vid vilket det bl.a. menas att de skall tillämpa en sk. grundläggande prissättningsmetod enligt armlängdsprincipen. Detta innebär att transaktionerna mellan parterna skall motsvara vad de skulle ha prissatts som med andra jämförbara parter.

6. Bokföring – Oavsett storlek på verksamheten man avser att bedriva i Estland kan man med fördel outsourca ekonomi och lönehanteringen till lokala företag som oftast är både vana och duktiga på att hantera utländskt ägda bolag. Vår erfarenhet de senaste sex åren är att det både är kostnadseffektivt och blir gjort med god ordning och reda. Att tänka på är att estländsk bokföring och där tillhörande programvaror inte nyttjar register som gör det möjligt att plocka ut sk. SIE filer.

Kostnadsbesparingar, löner och skatter

7. Kostnadsbesparingar – En av de första frågorna som finns på agendan i samband med outsourcing till Estland är, hur mycket kan vi sänka våra kostnader? Frågan har förstås oändligt många svar beroende på vad som skall åstadkommas. Rätt skött, så är det troligt att 20% kan uppnås inom kategorin personalkostnader, optimerat är det möjligt att uppnå runt 30% i kostnadsbesparingar. Totaleffekten av en outsourcing kan dock bli både större och mindre beroende på hur kvalitetsfrågor, prissättning gentemot kund sköts.

8. Löner – Att bara se till den monetära lönen och kostnaden för densamma är ett något förenklat synsätt. Om vi i första hand ser till lönen för den anställde så är den oerhört spridd utifrån kravet på den enskilde, lägger man därtill krav på språk mm så stiger förstås lönerna ytterligare. Bruttolönen för tex. en supporttekniker ligger idag på runt 1 200 – 1 900 EUR per månad. Den anställde får därefter betala 21 % i skatt oavsett storleken på inkomsten. Den sociala avgiften att betala för företaget är 33 %. För arbetstagaren finns dock en hel del möjligheter som inte finns i Sverige, tex så måste företaget betala för ett antal dagar per år om arbetstagaren vill studera, dvs studielån förekommer inte utan det är företagen som betalar en del av detta.

9. Bolagsskatt – Skattemässigt får bolaget behålla vinsterna obeskattade i företaget intill dess att en utdelning från bolaget sker. Aktieutdelningsskatten är 21%. Förluster kan skjutas framåt och kvittas mot framtida vinster, dock max i 7 år.

10. IT – Vi på H1 arbetar med hostade serverplattformar för drift av data och telefoni med redundans för desamma för alla våra produktionsplatser. I Estland finns det bra förutsättningar att hitta leverantörer av traditionellt bredband till arbetsplatsen. Är det så att det finns något högre säkerhetsmässiga krav eller behov av garanterad tillgänglighet för de driftade systemen så är det vår erfarenhet att det finns en hel del tid och kvalité att vinna genom att använda en större nordisk leverantör för detta ändamål.

Detta är våra främsta lärdomar när det gäller outsourcing och etablering i Tallin, Estland. Observera att lagar och regler kan komma att ändras framöver.

//Mattias Lööv, CEO

 

Vill du få nöjdare kunder och veta mer om våra tjänster?


  • Läs mer om hur  H1 Communication AB behandlar personuppgifter i vår Personuppgiftspolicy.