Arbetsrutiner inom kundtjänst för att möta GDPR

Några månader med GDPR – vilka är våra erfarenheter så här långt? Med utgångspunkt i den betydande mängd personuppgifter som hanteras i en kundtjänst varje dag har värdet och behovet av väl utarbetade och kommunicerade arbetsrutiner visat sig vara avgörande.


Vad är en personuppgift?

Den största utmaningen kring arbetsrutiner och det daglig operativa arbetet har varit att hjälpa alla kundservicemedarbetare att snabbt och korrekt identifiera vad som faktiskt är en personuppgift. Att med hjälp av systemstöd snabbt identifiera vad som är en personuppgift och sedan följa givna arbetsrutiner för hur de ska hanteras har visat sig vara avgörande för att bibehålla en hög effektivitet i hanteringen av samtal utan att tillföra onödig stress i olika arbetsmoment.


Löpande utbildning för att säkerställa kompetens

Att kontinuerligt säkerställa att alla medarbetare har relevant kunskap om GDPR och personuppgifter kräver utbildningen. Detta behov identifierades tidigt i arbetet med GDPR och för att möta detta har vi på H1 implementerat en intern digital utbildningsplattform. Plattformen standardiserar och effektiviserar processen med internutbildning och kompetenskartläggning samtidigt som den ger flexibilitet att ta fram egna utbildningar och kunskapsprov. I samband med GDPR har en grundkurs med tillhörande kunskapsprov implementerats vilken är obligatorisk för alla medarbetare. Det ger oss ett strukturerat och samtidigt flexibelt sätt att höja medvetandet och säkerställa kompetensen löpande kring personuppgiftshantering.

Den dynamiska utbildningsplattformen underlättar också arbetet med att säkerställa att våra medarbetare uppfyller de unika kunskapskrav som våra kunder har på våra kundservicemedarbetare. Inte minst är det värdefullt vid snabba volymförändringar då nya medarbetare snabbt behöver sätta sig in och uppnå en viss kompetensnivå för ett uppdrag.